Depuis quelques semaines, le contexte sanitaire dans le monde entier nous impose un strict confinement, afin d’enrayer la propagation du virus COVID 19.
Chez Advents, nous pensons que confinement ne signifie pas isolement. Si les rencontres physiques ne peuvent plus avoir lieu, les moyens technologiques à notre disposition nous permettent – fort heureusement – de continuer à nous rencontrer depuis derrière nos écrans !
Pour nos clients aussi, nous sommes persuadés que le confinement ne doit pas nous empêcher de continuer à les accompagner pour assurer le succès de leurs projets de transformation grâce à des méthodologies innovantes.
Découvrez notre dossier spécial en 3 parties pour réussir l’animation de vos ateliers collaboratifs, même à distance.
Le premier épisode s’intéresse à la partie amont de l’organisation d’un atelier de travail :
- Quels sont les avantages d’une session de travail collaborative plutôt que d’une réunion classique ?
- Comment bien préparer cet atelier lorsque l’on est à distance ?
Pour l’un de nos clients, nous avons été amenés à organiser un workshop à distance dans le cadre du déploiement d’un nouvel outil collaboratif de gestion des documents. Le but de cet atelier étant de faire adhérer les équipes au nouvel outil et à les faire converger vers un modèle commun de bonnes pratiques pour une meilleure implémentation.
Faciliter un workshop de ce type n’est pas forcément chose aisée, qui plus est en distanciel. Nous avons donc réuni pour vous un ensemble de bonnes pratiques pour réussir votre atelier collaboratif, même à distance.
Etape N°1 : prévoir un atelier qui a du sens et éviter la «réunionite »
L’une des clés de la réussite d’un projet réside dans l’alignement des équipes pour atteindre une cible commune, grâce à un plan d’actions clair et compris de tous. Cet aspect est d’autant plus crucial que les membres des équipes travaillent de chez eux et sont donc naturellement moins enclins à échanger comme ils pourraient le faire en étant dans le même bureau.
Non, il ne s’agit pas ici d’une énième réunion : si les réunions descendantes classiques ne permettent pas l’engagement actif des participants lorsque tout le monde est réuni, elles sont encore moins efficaces à distance. Nous le savons, les équipes disposent de peu de temps pour délivrer le résultat attendu.
Notre objectif ? Réaliser une session de travail :
- Collaborative : tout le monde est impliqué et participe
- Efficace : sur une courte durée, un maximum de problèmes est traité et solutionné
- Concrète : les solutions sont réalistes et applicables immédiatement, avec un plan d’actions et une feuille de route
Avant de se décider à organiser un atelier collaboratif, il faut donc s’assurer que la situation s’y prête.
Si une ou plusieurs des situations ci-dessous s’applique à votre cas …
- Si les projets en cours sont bloqués ou en retard,
- S’il vous manque une feuille de route claire pour avancer,
- Si les équipes ne communiquent pas entre elles,
- Si elles manquent de cohésion et d’implication,
- Si vous pensez que votre organisation manque d’agilité,
… C’est que vous avez tout à gagner à organiser un atelier collaboratif !
Etape N°2 : avant l’atelier, les préparatifs tu feras
Cela semble évident mais il nous semble important d’insister sur ce point : comme pour toute session de travail, une préparation rigoureuse en amont est indispensable, à la fois pour les facilitateurs et les participants.
Pour les participants, cela signifie qu’on les notifie suffisamment à l’avance que l’on souhaite les mobiliser. On leur indique un créneau précis, les objectifs de la séance, ainsi qu’un ordre du jour clair sur les points qui seront abordés. Ils doivent sentir dès l’invitation qu’ils ne perdront pas leur temps lors de cet atelier. Il peut même être préférable de leur demander de réfléchir à certains aspects du projet pour arriver préparés et gagner du temps en séance.
Pour les facilitateurs, cela signifie que l’on réalise un déroulé rigoureux, avec une ou plusieurs activités timées qui ont chacune un objectif défini. On prévoit des moments de pause, environ 15 minutes après une heure et demie de travail. S’il y a plusieurs animateurs, on partage ensemble le déroulé et on s’assure qu’il est compris de tous.
Autre élément important, on s’assure de prévoir tous les outils numériques nécessaires aux échanges. L’invitation doit s’accompagner d’un lien de visio – Teams, Meet, Zoom ou autre afin que chacun puisse joindre la discussion. Une bonne connexion internet et un lieu de travail calme sont aussi des ingrédients essentiels.
Par ailleurs, il est fortement recommandé d’utiliser un outil collaboratif pour rendre l’atelier plus ludique. Par exemple, Klaxoon propose une activité de « brainstorm » : un grand tableau blanc interactif sur lequel chaque participant peut ajouter des post-it, les relier entre eux, les catégorises etc. Mural peut également s’avérer être un outil très efficace pour vos workshops. Il reprend le concept de tableau blanc interactif où chacun ajoute ses idées. Les facilitateurs ont notamment la possibilité d’organiser des votes en quelques clics pour élire la meilleure idée.
Dès le début de l’atelier, on se fixe des règles claires avec les participants. Une seule personne à la fois prend la parole pour éviter la cacophonie, on coupe son micro lorsqu’on a fini d’intervenir, on coupe sa caméra si la connexion internet est limitée etc.
Pour éviter de perdre du temps le jour J, on peut planifier avec les participants un rapide point d’on-boarding avant l’atelier pour rappeler ces règles. Ce point peut également permettre aux participants de se familiariser avec l’outil qui sera utilisé, par exemple avec un moment ludique d’ice-breaker.
Et pour conclure ce premier épisode
Vous voilà fin prêt pour entamer votre session de travail. Mais votre mission ne s’arrête pas là : il s’agit encore d’animer la séance, et d’en tirer des résultats actionnables et concrets. On vous en dit plus dans notre prochain épisode sur l’animation en tant que telle et sur la gestion de l’après !
Alors, prêt à vous lancer ?