Le 23 janvier dernier, j’ai eu le plaisir de co-animer avec Esker un webinar sur le sujet de la piste d’audit fiable (PAF).
Pour rappel, la réglementation française impose que chaque facture émise ou reçue dans un format électronique simple (de type PDF) ou au format papier puisse être justifiée par les éléments qui y sont liés (commande, livraison, règlement, …) ou les contrôles associés. L’enchaînement de ces éléments et des contrôles, ainsi que la procédure pour pouvoir vérifier ces éléments à partir de la facture doivent être décrits dans un document à destination de l’administration fiscale.
Ce sujet n’est certes pas nouveau (la réglementation date de 2013) mais pour autant, peu d’entreprises se sont conformées à la piste d’audit fiable. Seules 30 % se disent respecter les exigences de la réglementation en la matière selon une étude CXP en France, alors qu’elles sont environ 70% à traiter de la facture au format PDF
Plusieurs raisons nous conduisent donc à apporter un éclairage sur ce sujet :
- La facturation électronique prend de plus en plus d’ampleur en France, portée par différentes réglementations.
- Les contrôles fiscaux liés à la documentation et au respect de la piste d’audit fiable sont en recrudescence. La phase de tolérance est maintenant terminée.
- Le faible taux de conformité des entreprises s’explique en partie par la difficulté à savoir exactement comment s’y prendre sur ce sujet transverse, où la responsabilité est diluée entre plusieurs acteurs.
Les enjeux liés à la mise en place de la piste d’audit fiable
Après un rappel de la réglementation et des différents types de facturation électronique par Cathy Jullien d’Esker, j’ai tenu à présenter les principaux enjeux des projets de mise en place de la piste d’audit fiable.
Ces enjeux sont de 3 ordres :
- Couvrir de manière transverse et de bout en bout le processus et les acteurs associés :
La piste d’audit fiable doit couvrir l’intégralité du processus en amont et en aval de la facturation et donc tous les éléments constitutifs, de l’expression du besoin jusqu’au règlement, pour une PAF côté facturation fournisseur par exemple. Le nombre d’acteurs responsables, le morcellement de l’organisation lié à ces activités, et le nombre de cas particuliers induisent des difficultés à avoir une vision transverse cohérente.
- Synthétiser les aspects règlementaires, organisation, processus, outils informatiques et contrôle interne
La maîtrise et la capacité de prise de hauteur sur les différents aspects liés à la PAF sont indispensables pour pouvoir vérifier la conformité de ce qui est mis en place, ainsi que garantir la cohérence et la compréhension de la documentation associée. Il est préférable que l’intégralité du sujet puisse être porté par une seule personne.
- Bien calibrer le niveau de détail et l’effort à fournir pour la documentation
La richesse des processus à aborder et le manque de clarté de l’administration fiscale induisent un vrai questionnement sur le niveau de détail à fournir dans la documentation, notamment pour couvrir à minima les risques en cas de contrôle fiscaux.
Notre méthodologie de mise en place de la piste d’audit fiable
Notre méthodologie vise :
- à s’appuyer sur l’existant et à ne pas réinventer la roue
- à assurer la fiabilité et la conformité de votre piste d’audit fiable
- à déployer rapidement et simplement la documentation permettant de répondre aux demandes de l’administration fiscale
- à garantir la pérennité de la piste d’audit fiable et sa fiabilité dans le temps
Elle s’appuie notamment sur un kit méthodologique éprouvé permettant d’accélérer la mise en place de la PAF dans le contexte de votre entreprise.
Nous menons ce type de mission dans des délais relativement courts (entre 3 – 15 jours de charge en fonction de la documentation déjà existante et de la complexité / diversité de vos processus).
Saisir les opportunités de la PAF
La prise de recul nécessaire à la mise en place de la PAF est l’occasion idéale pour améliorer en parallèle son fonctionnement. Plusieurs opportunités peuvent être levées :
Lors de chacune de nos interventions, nous proposons ainsi un diagnostic gratuit de l’existant en regard des bonnes pratiques du marché.
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à visionner le webinar ci-dessous, ou à me contacter directement grâce au bouton « En savoir plus » :