Notre client, une mutuelle de premier plan, a décidé en 2021 de simplifier son organisation. Son objectif ?
- Rationaliser ses processus comptables
- Réduire le nombre de reportings règlementaires
- Réduire le nombre de filiales administrées afin de maximiser son ROI
Ce projet, identifié à ses prémices comme étant à dominantes juridique et règlementaire, a donné lieu à une restructuration d’envergure, résultant de fusions vers une entité unique et des cessions d’activités à des partenaires externes. La mise en évidence des ramifications de ces projets a engendré une complexification du cadre initial. Elle a ainsi donné naissance à un programme de transformation mobilisant de nombreux métiers et partenaires.
Advents a donc mené un programme ambitieux, touchant à la totalité des métiers et fonctions du secteur de l’assurance, de la finance à la communication en passant par la distribution des produits, la gouvernance ou le juridique.
D’un chantier réglementaire à un programme de transformation plus global
Notre client a donc décidé de refondre sa structure et son organisation pour donner naissance à une mutuelle mixte unique. Cette décision est à la confluence de plusieurs stratégies :
Ces différents objectifs ont été conciliés au sein d’un programme de transformation unique, visant à réduire le nombre d’entités du groupe, transférer certaines activités auprès de partenaires et absorber ses filiales au sein d’une seule entité mutualiste.
En tant que Pilote du projet, Advents a dû mobiliser des acteurs variés et répondre à des enjeux supplémentaires :
- Conserver la distribution des produits assurantiels dits « complémentaires » non compatibles avec les contraintes réglementaires liées au statut de mutuelle mixte
- Minimiser ou neutraliser les impacts sur les produits, processus et organisations cibles post-simplification du groupe
Pour ce faire, un pilotage opérationnel à plusieurs niveaux de tous les chantiers et sous-chantiers sur plus de deux ans a été mis en œuvre avec les directions, les filiales et les partenaires du groupe.
Le défi alors posé s’est révélé dans l’identification et la résolution des problématiques sous-jacentes de chaque direction impactée par le processus de simplification :
- Mener les chantiers stratégiques à la réussite du projet du point de vue règlementaire et organisationnel
- Elargir le périmètre d’intervention, en identifiant et en pilotant les chantiers nécessaires à la réussite du projet du point de vue des équipes métiers
- Concilier ces deux dimensions dans une méthode de pilotage et de production sur-mesure, tout en mobilisant des équipes et des partenaires aux attentes différentes
Une approche de pilotage programme sur-mesure
Pour assurer le succès de ce programme, nous avons identifié des besoins à mi-chemin entre la compétence de PMO et la compétence de Chef de produit/projet. Pour assumer ce rôle hybride, tout en restant chef d’orchestre et en laissant la production à la main de notre client, Advents a mis en place une approche de pilotage de programme sur-mesure, en résonnance avec nos convictions et nos expertises :
Les dessous du succès
Au-delà d’une validation du dossier réglementaire auprès de l’ACPR (avec la mention d’un dossier parfaitement structuré) et d’une mise en œuvre effective d’un groupe simplifié, le succès du projet de simplification de notre client tient dans la capacité de toutes les parties prenantes du projet à s’inscrire dans une vision interdépendante des organisations, processus et des outils à faire évoluer, ainsi que des livrables à fournir.
Dès lors, les chantiers « structurants » identifiés au démarrage du projet et les chantiers nécessaires à toutes les parties prenantes ont pu être délivrés selon leurs exigences respectives :
Enfin, le succès d’Advents tient dans la fourniture d’une approche méthodologique et de livrables types qui pourront être réutilisés par notre client pour des travaux similaires, ainsi que dans une confiance renouvelée dans notre approche différenciante du conseil.