Le challenge du client
Notre client, grand acteur du secteur des métiers de l’immobilier, souhaite être accompagné afin de réaliser une étude d’opportunité sur l’ensemble du processus de la chaine fournisseurs.
La diversité des métiers qu’il adresse se traduit alors par une grande hétérogénéité, tant sur les processus fournisseurs que les outils de dématérialisation mis en place et les SI métiers. La complexité des architectures, de la maintenance et des interfaces induit par ailleurs des coûts SI importants.
Les objectifs du projet sont ici de 2 natures :
- Sécuriser le SI et les processus sur l’ensemble des métiers
- Construire une feuille de route basée sur l’évolutivité et la pérennité des solutions proposées, afin de pouvoir s’adapter aux transformations requises par le métier
- Justifier la cible en regard du contexte et de la trajectoire du Groupe
- Homogénéiser l’architecture applicative
- Garantir l’intégrité du processus en termes de contrôle interne
- Améliorer l’efficience des processus
- Harmoniser, standardiser et rationaliser les pratiques internes mais aussi des fournisseurs
- Automatiser les processus afin de recentrer l’intervention humaine sur des tâches à valeur ajoutée
- Respecter systématiquement les délais de règlement
- Améliorer la conformité des flux au regard des pratiques standards
- Aligner les rôles et responsabilités des acteurs métiers avec les processus et les systèmes d’informations
La valeur ajoutée Advents
La première étape de notre intervention a eu pour objet de valider avec le client à la fois, l’organisation et l’approche avec l’équipe et le sponsor du projet, mais aussi les enjeux, les attendus et les livrables. Cette étape a permis de lancer la dynamique projet et mobiliser l’ensemble des nombreux acteurs du projet. C’est ainsi que le kick-off a été réalisé en simultané sur 2 sites, avec une quarantaine de collaborateurs-contributeurs conviés. L’utilisation d’outils digitaux comme Klaxoon a permis à chacun d’être acteur du projet, dès son lancement.
Dans un deuxième temps, une revue des processus au sein des différents métiers a été réalisée grâce à des entretiens individuels ou mutualisés avec les acteurs précités (managers ou opérationnels).
Pour ce faire, nous nous sommes appuyés sur notre connaissance :
- du marché et expertises finance (benchmarks, référentiels de bonnes pratiques…),
- des outils (nombreuses missions et retours d’expérience liés aux outils de dématérialisation de la place).
Cette phase a permis d’établir un diagnostic complet :
- Une analyse quantitative permettant à la fois de se comparer par rapport au marché, mais aussi de mettre en lumière où pouvaient se situer les gains de productivité au sein du processus fournisseurs
- Une évaluation du SI actuel en fonction de sa couverture métier et de sa maturité
- Une évaluation de la maturité des processus S2P (Source To Pay) au regard des bonnes pratiques du métier
A l’issue de cette étape, nous avons organisé une Learning Expedition.
Son but ? Permettre à notre client d’aller à la rencontre d’autres acteurs du même secteur d’activité, et d’échanger avec eux sur la manière dont ils avaient adressé la problématique.
Ces rencontres ont favorisé la création des conditions idéales à la projection vers la phase d’analyse des scénarios avec un œil nouveau. Lors de cette dernière étape, nous nous sommes assurés qu’à la fois nos recommandations et les scénarios envisagés s’inscrivaient dans le cadre des évolutions liées à la réglementation sur la facturation électronique.
C’est ainsi que nous avons ainsi pu notamment dégager :
- Les orientations générales de l’approche
- Une analyse et une comparaison des 2 approches outils envisagées
Résultats obtenus
Ce projet a permis aux équipes de mieux appréhender les bonnes pratiques sur l’ensemble des problématiques liées à la chaine fournisseurs.
Notre client a dorénavant les clés pour aborder sereinement la refonte de ses processus et de ses outils, et être prêt pour la réforme de la facturation électronique qui arrive à grands pas.