En tant que consultants, nous avons la conviction que le développement d’une culture du pilotage est la première étape de la transformation digitale des entreprises. L’accès aux données doit être généralisé, simplifié et partagé pour permettre au plus grand nombre de réaliser des analyses pertinentes avec une vision 360°.
Il est nécessaire pour cela de référencer, traiter et rendre lisible la data, en prenant notamment une première action forte : casser les silos de données provoqués par la pluralité d’outils. Le cas suivant illustre cette conviction.
Le challenge du client
Notre client s’est toujours appuyé sur des reportings internes produits de manière artisanale et non harmonisée au travers de nombreux fichiers Excel non partagés. Suite à une croissance forte et soutenue sur plusieurs années, ce fonctionnement atteignait ses limites.
Après une tentative de mise en œuvre d’un outil de reporting pour disposer de données structurées et partagées en 2019, le client a finalement décidé de la mettre en pause pour les raisons suivantes : manque de temps, de collaborateurs formés, de sponsoring et globalement d’organisation, le chantier n’a jamais vraiment démarré. Courant 2020, notre client a finalement décidé de relancer les travaux initiés.
Le pôle Data Advents a donc été sollicité pour l’accompagner sur :
- Le cadrage de ses besoins métiers et leur retranscription en tableaux de bord sous Power BI
- L’entreposage, le catalogage et la mise en qualité de ses données
- La capitalisation des travaux réalisés
La valeur ajoutée d’Advents
Afin d’accompagner au mieux notre client sur son projet, Advents a mis en place la méthodologie suivante :
L’organisation AGILE a mobilisé une équipe qui a travaillé durant 7 mois :
- Côté Advents : 1 manager pour le pilotage des activités, 2 consultants pour la production des rapports, l’alimentation du catalogue et de la formation des utilisateurs à Power BI, 1 Scrum Master pour l’appui méthodologique.
- Côté client : 5 Product Owners métier pour valider les sprints et lancer les communications internes.
- Des sprints de 15 jours à 1 mois, embarquant une dizaine d’user stories.
Boite à outils
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Outil de Datavizualisation sur lequel tous les tableaux de bord ont été produits. |
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Solution de catalogage des données. |
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Outil de design thinking au service de l’animation des réunions. |
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L’intégration Teams et Power BI a été d’une grande aide pour l’accessibilité aux tableaux de bord. |
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Solution d’entreposage des données en mode Datawarehouse. |
Les résultats obtenus
5 tableaux de bord métier ont ainsi été déployés pour venir en support du pilotage opérationnel du client :
- Pour le pôle commercial : la situation à date des ventes et de la prospection commerciale (rendez-vous, contacts…) :
- Pour le contrôle de gestion : une synthèse de la marge par affaire, des consommations (notes de frais) … C’est l’équivalent de 70% de temps gagné sur l’analyse de chiffres par mois, gagnés grâce aux reportings
- Pour le Board : un suivi macro de l’activité de l’entreprise (budget, prévisionnel de CA…) utilisé en direct en Comex
- Pour la DSI (gestion de portefeuille) : une analyse du staffing réalisé et prévisionnel des employés :
Ces tableaux de bord sont utilisés de manière hebdomadaire et présentés aux nouveaux arrivants pour les familiariser au plus tôt avec la stratégie data de la structure. Les collaborateurs ont cessé d’utiliser Excel pour produire leur donnée. Toute information de pilotage ne provenant pas des tableaux de bord a été bannie des réunions !
Le client et ses collaborateurs sont montés en compétences sur ces sujets data et ont développé une appétence particulière pour ces derniers. La dynamique est lancée et portée avec conviction : les a priori sur le côté « gadget » des outils ont laissé place à une volonté globale de pousser l’analyse des données internes et à lancer de nouveaux projets autour de la data.
La démarche AGILE a fait ses preuves en montrant rapidement des résultats aux collaborateurs afin de couvrir des besoins au plus vite. Elle a permis une meilleure implication de tous, cycle après cycle.