Le challenge du client
Une clôture très complexe liée à un périmètre large (French, IFRS, S2) avec une dimension internationale (nombreuses filiales dans le monde entier) et une exigence du groupe BNP Paribas d’avoir des chiffres très tôt. 130 acteurs, 300 jours d’arrêtés/ans et plus de 4000 tâches par clôture.
Arriver à avoir un référentiel planning unique et partagé pour les 12 services de la Direction Comptable pour parler d’une seule voix vis-à-vis des autres Directions. Donner de la visibilité sur l’avancement à tous les niveaux (collaborateurs, managers, top management) et permettre d’identifier via la modélisation les zones à risque.
La valeur ajoutée d’Advents
Un kick off en mode serious games pour lancer la mission. Puis un premier travail de modélisation des travaux des services avec identification des jalons via des plannings géants avec aimants et ficelles. Cela a permis d’avoir une big picture de la clôture sur les grands jalons partagés ou non. Ensuite nous avons dû rentrer dans le détail et aller jusqu’aux tâches de chaque acteur. Cela a favorisé l’adhésion car toutes les strates se sont retrouvées dans la modélisation. POC réalisé sur un des principaux services sur le Q1 puis extension sur le Q2 pour tous les services. Amélioration continue pour le Q3.
Les résultats obtenus
Nous avons réussi à embarquer les 120 acteurs de la Direction Comptable sur un référentiel de plus de 4000 tâches partagées dont une grande partie sont des échanges entre services ou Directions. L’adhésion est exceptionnelle avec – sur une semaine – jusqu’à 80 acteurs connectés, 1500 changements de statuts de tâches et des comptables qui échangent et s’interpellent souvent dans l’outil.
Nous avons réussi à faire cohabiter les travaux détaillés de chaque service tout en identifiant les jalons nécessaires au pilotage. La manière de travailler des comptables a évolué : moins de mail, beaucoup plus de collaboratif avec des engagements réciproques matérialisés dans l’outil qui font diminuer le nombre de loupés.
Les processus sont mis à jour au fil de l’eau dynamiquement (changement de collaborateur, ajout d’une étape, modification d’une date …), il n’y a plus de processus powerpoint qui reste sur l’étagère. Les changements de poste sont facilités.
Et comme ce sont nos clients qui en parlent le mieux :
Voici un extrait du retour d’expérience de la Responsable de la Comptabilité Technique Prévoyance :
« J’ai enfin vision en temps réel de l’activité pendant la clôture », « J’ai augmenté fortement ma réactivité pour détecter et traiter les points de blocage nécessitant une réaffectation des travaux », « Un outil vraiment collaboratif qui donne du dynamisme à mon équipe », « Je gagne du temps », « Facilité d’usage de l’outil », « L’équipe Advents a su nous accompagner et nous écouter pour nous faire adhérer »