Notre client, leader mondial du secteur du tourisme, a entamé en 2021 une réflexion sur la refonte de son ERP Monde des fonctions Achat et Finance. Conséquence d’une première expérience réussie quelques mois auparavant, il s’est naturellement tourné vers Advents pour réaliser l’étude d’opportunité préliminaire.
De cette première phase stratégique, notre collaboration s’est ensuite poursuivie avec le cadrage du projet, l’aide au choix solution/intégrateur jusqu’à l’AMOA tout au long du déploiement.
Un accompagnement global ERP au long cours, une des missions préférentielles qu’Advents aime assurer depuis la création du cabinet, en y apportant notamment toute sa maitrise dans le pilotage et la conduite du changement.
Construction d’un schéma directeur pertinent
En marge de notre connaissance de son contexte technique, notre client a grandement apprécié, dès cette première phase, notre triple expertise métier, outil et projet.
En premier lieu, l’analyse de l’existant a permis d’obtenir une vision plus précise des processus en place et identifier les différents irritants et nouveaux besoins pour aboutir sur la formalisation de 3 familles d’opportunités principales :
- Alignement du SI avec l’ambition stratégique de croissance forte
- Amélioration de la couverture des métiers et de l’expérience utilisateur
- Modernisation et sécurisation du SI
Les associés Advents ont par la suite travaillé sur 5 scénarios tangibles qu’ils ont construits, planifiés, budgétisés et analysés au regard des risques, besoins, budget et complexité.
Sur la recommandation d’Advents, la direction a pu ainsi choisir la trajectoire la plus adaptée à son besoin, en toute sérénité. Elle s’est logiquement orientée vers l’implémentation d’Oracle Financials Cloud, solution préconisée lors de la restitution d’Advents pour la partie Finance et un ERP métier sur la partie Achat.
Cadrage et aide au choix de l’intégrateur le plus adapté
A la suite de cette première étape, notre équipe a poursuivi sa mission en accompagnant notre client dans la phase de cadrage du projet ERP Cloud Financials et d’aide au choix de l’intégrateur.
Sur les bases du schéma directeur retenu, elle a étayé son diagnostic pour formaliser des recommandation cibles. Elles ont ainsi favorisé l’élaboration d’un cahier des charges clair et complet pour respecter au mieux les ambitions établies préalablement :
- Contexte et objectifs
- Organisation Métier Finance
- Description des besoins fonctionnels
- Description des besoins techniques
- Conduite du changement
- Organisation projet
- Cadre de réponse attendu
Ce cahier des charges a ensuite contribué à la création de la grille d’analyse indispensable au suivi de l’ensemble des consultations des intégrateurs potentiels.
Aspects financiers et contractuels, qualité de la proposition, change management, savoir-faire et expertise métier, compétences techniques : tout a été minutieusement audité lors de cette phase pour permettre à notre client d’opter pour le meilleur prestataire.
Déploiement ERP sécurisé
Très satisfait de l’intervention d’Advents sur les premières étapes de diagnostic et de réflexion stratégique autour de ce projet d’ampleur, le client nous a par la suite demandé d’accompagner le déploiement opérationnel de la solution (Oracle Financials Cloud).
Nous avons ainsi endossé deux rôles au cours du déploiement :
La direction projet et design authority
Grâce à la confiance développée et notre parfaite connaissance de son contexte et du projet, le client nous a confié ce rôle lors du déploiement. Notre mission était claire : être le « garde-fou » du projet en assurant la coordination entre les différentes parties prenantes et le respect de l’exécution du cahier des charges, et en validant l’adéquation des solutions proposées aux besoins exprimés
Notre triple expertise métier, outil et gestion de projet, nous a une nouvelle fois permis de remplir cette fonction de trait d’union à la perfection.
L’assistance métier
Sur cet aspect du déploiement, qui fait écho à une des recommandations cibles mise en avant lors du cadrage, nous sommes intervenus pour faciliter l’expression des besoins métiers et piloter l’ensemble des travaux à mener par les interlocuteurs internes. Compte tenu des changements de pratiques annoncés entre l’ancien et le nouvel ERP, l’assistance métier fut l’un des points cruciaux à gérer pour aligner les capacités de la nouvelle solution et le quotidien des métiers. De la réalisation d’entretiens avec l’ensemble des utilisateurs à leur analyse approfondie, notre équipe est parvenue à définir et formaliser les processus les mieux adaptés au contexte.
Cette position nous a également permis d’accompagner au plus près les métiers pour anticiper les nombreux changements à venir.
À ce jour, nous entrons maintenant dans la dernière ligne droite et sommes plus que jamais au contact des utilisateurs pour garantir la bonne validation de la solution livrée par l’intégrateur et sa parfaite appropriation avant le grand saut en production.
Si vous souhaitez vous aussi être accompagné dans votre projet ERP, n’hésitez pas à contacter directement Nicolas Gouzy, associé en charge de ce projet de transformation ou à télécharger notre offre ci-dessous !
