Parmi les chantiers stratégiques actuels des directions financières, la mise en conformité face à la facturation électronique occupe une place centrale.
Au-delà de la contrainte réglementaire qui oblige les entreprises à faire évoluer leur gestion des factures Clients et Fournisseurs, elle représente une vraie opportunité pour optimiser les processus, améliorer la compétitivité et renforcer la sécurité des transactions.
Cependant, pour tirer pleinement parti des avantages de la facturation électronique, il est essentiel de naviguer avec prudence à travers les différentes étapes de sa mise en œuvre. Les choix que vous ferez dès le lancement de votre projet auront un impact direct sur l’efficacité et la pérennité de votre solution.
Nous avons accompagné plusieurs diagnostics et cadrages, dans différents secteurs, et tirons déjà des premiers enseignements. Dans cet article, nous explorons ensemble les bonnes pratiques mais également les choses à éviter pour mener au mieux votre projet.
Cinq domaines clés sont à considérer :
- Les cas d’usage et les volumétries
- L’architecture et la gestion des données
- Le choix de la solution
- Les processus métiers
- La gestion de projet
Que vous soyez en phase de réflexion ou déjà engagé dans la mise en conformité, ces conseils pratiques vous aideront à maximiser les bénéfices tout en évitant les éventuels écueils.
Les cas d’usage et volumétries : choisir la bonne approche
Les DO –
- Faire un tour complet des flux de facturation pour ne rien laisser au hasard, même les petits détails comptent !
- Ne pas s’arrêter aux frontières du projet : explorer tous les cas d’usage, même ceux qui paraissent anecdotiques, pour bien vous préparer
Les DONT –
- Limiter votre diagnostic aux simples factures dématérialisées et ne regarder que les flux à forte volumétrie
- Aborder ce projet en se concentrant uniquement sur le traitement des factures fournisseurs et clients sans prendre en compte l’amont (commande, livraison / réception…) et l’aval (règlement / encaissement / recouvrement / gestion des taxes…)
L’architecture et la data : poser des fondations solides
Les DO –
- Construire une vue d’ensemble de vos applicatifs et vérifier leur impact et compatibilité avec votre cible
- Nettoyer et enrichir vos données référentielles dès maintenant et s’assurer de leur qualité de manière permanente
- Sécuriser vos données avec des protocoles d’échange et d’archivage robustes (SSL, TLS…)
Les DONT –
- Se contenter d’une analyse limitée au seul outil de traitement de la facturation sans considérer l’ensemble de la cartographie applicative
- Omettre la gestion des accès et des rôles, en pensant que ce n’est qu’un détail
Le choix de la solution : opter pour l’outil idéal
Les DO –
- Trouver la solution qui répond vraiment à vos besoins, sans vous précipiter sur celle qui semble évidente ou que vous connaissez
- Penser au-delà de la simple conformité, analyser les outils amont/aval pour identifier d’éventuels axes d’optimisation
Les DONT –
- Se précipiter vers une solution PDP coûteuse en négligeant les OD et le PPF qui pourraient mieux correspondre à vos besoins et limiter les coûts
- Attendre trop longtemps avant d’approcher les éditeurs pour éviter une congestion qui limiterait leur disponibilité et leur qualité de réponse
Les processus : harmoniser et optimiser les flux
Les DO –
- Ajuster vos processus métiers et accompagner le changement dans une logique d’amélioration continue
- Considérer ce projet comme une opportunité d’optimiser vos processus, pas seulement une mise en conformité
- Soutenir vos petits clients et fournisseurs, les aider à s’adapter et vos relations n’en seront que meilleures
Les DONT –
- Voir ce projet comme une simple formalité technique
- Continuer à fonctionner avec des processus / flux obsolètes et manuels sans se poser de questions
- Forcer vos clients ou fournisseurs à adopter votre système sans prendre le temps de les accompagner dans la transition
La gestion de projet : conduire le changement avec maîtrise
Les DO –
- Découvrir les supports mis à disposition par la DGFiP et dans un contexte complexe, se plonger dans le détail des spécifications dès le début pour éviter les mauvaises surprises
- Rassembler tout le monde (SI, Finance, ADV, métiers, fiscalité) autour du projet dès le départ, c’est plus efficace et ça remet de la cohérence dans les flux
- Identifier et lister les chantiers connexes à anticiper qui sont soit des prérequis soit qui favoriseront le bon déroulement et le succès du projet
- Bien comprendre que chaque organisation est unique et que l’effort à fournir dépendra de la complexité de vos flux et de votre existant
Les DONT –
- Ignorer les spécifications en attendant leur maturité en prenant le risque de vous mettre en difficulté pour respecter l’échéance
- Miser sur un report de l’échéance
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