Le challenge du client
Lors d’un diagnostic organisationnel réalisé chez notre client (travaillant à l’affaire), il est apparu des problématiques fortes au niveau de la gestion de projets et en particulier l’absence de gouvernance du portefeuille de projets de l’entreprise :
Notre client travaillant en gestion à l’affaire, ces problématiques concernaient donc l’ensemble de l’activité et l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Ainsi, les équipes sur le terrain prenaient les décisions de priorisation au quotidien en fonction de leur perception des projets et des priorités de l’entreprise.
La valeur ajoutée d’Advents
Au travers d’une démarche itérative de co-construction centrée sur des ateliers collaboratifs, nous avons étudié les thèmes suivants :
- Périmètre de la gestion de portefeuille
- Mapping de rôles type de la gestion de portefeuille avec l’organisation de notre client
- Processus de constitution du portefeuille annuel sur la base d’une vision pluriannuelle du portefeuille et en lien avec les processus budgétaires en place
- Scoring / priorisation des projets du portefeuille
- Processus de suivi du portefeuille (santé et avancement) incluant :
- la définition d’événements pouvant modifier le portefeuille (nouveau projet, retard projet, modification du scoring projet…)
- la mise en place d’une gouvernance permettant d’arbitrer
- Définition des améliorations à mettre en place dans l’outil de gestion de projet dans une vision portefeuille
Les résultats obtenus
La mission a abouti à la mise en place d’un nouveau poste de responsable de gestion du portefeuille. Cela a permis de :
⚙️ Fluidifier l’ensemble des processus mis en place
🤝 Prendre des décisions et de les partager au travers de la gouvernance
💪 Rajouter de la transversalité entre les projets et départements
💡 Donner aux opérationnels des priorités claires dans leurs activités