Episode 2 : Guide d’embarquement et de mobilisation de l’Humain
La suite de notre série sur la transformation organisationnelle se concentre sur les actes de management en amont de la mise en œuvre de la transformation avec deux moments charnières vus sous l’angle Do Different – Be different ® : le diagnostic et l’annonce.
Avant de se plonger dans le diagnostic, assurez-vous que les bons messages aient été transmis aux équipes et, si ce n’est pas le cas, rétablissez la vérité !
Soyez vigilants à cette communication pour éviter que la situation ne se cristallise dès le début : les premières impressions sont celles qui perdurent tout au long du projet. Il n’est pas rare d’arriver en atelier et comprendre que les messages n’aient pas été passés correctement et aient fait preuve d’interprétation dans le sens « verre à moitié vide ». Ayez en tête que rattraper des collaborateurs et collaboratrices partis dans de mauvaises directions représente un travail exigeant et colossal : « sortez les rames ».
Venons-en maintenant au diagnostic…
Placez-vous au niveau de l’humain et de l’individu lors du diagnostic
Les démarches classiques de diagnostic organisationnel visent à analyser l’organisation autour de sa structure et de ses processus opérationnels : c’est une erreur de se limiter à cela !
La méthode Advents vise à saisir tous les éléments impalpables d’une organisation telle que sa culture, son ADN, ses usages, et les non-dits qui ne sont pas lisibles sur un organigramme ou une procédure.
Comment faire ?
La réponse tient en deux mots : le temps et l’écoute.
Nous réalisons une immersion culturelle en effectuant, simultanément à la phase de diagnostic, un Portrait culturel de l’organisation avec une docteure en anthropologie. C’est une photographie de la culture d’entreprise et de ses interactions humaines à travers laquelle nous cherchons à :
- Capter les éléments de langage ;
- Repérer les signaux faibles et les opportunités ;
- Cartographier les acteurs et identifier ceux qui seront porteurs ou freins au projet.
Ces informations nous permettent d’adapter notre posture, nos discours et nos actions par populations et profils. C’est aussi un message fort envoyé à vos collaborateurs et à la direction : l’Humain sera le point de départ de la transformation ! Il représente un facteur essentiel dans l’équation de la réussite du projet.
Par exemple, nous prenons le temps de réaliser des ateliers « In-vivo » pour se concentrer sur le cœur de l’organisation : les collaborateurs, leurs activités, leurs interactions… Nous nous « asseyons à côté d’eux » pour comprendre leur quotidien et créer un lien de proximité. En se mettant à niveau égal lors de ces moments privilégiés, ils sont plus à même de s’exprimer en confiance et plus personnellement sur leur état d’esprit, leurs interrogations. Pour nous, c’est un bon moyen d’identifier les points de résistance au changement et leurs degrés d’importance.
Cadre de confiance et proximité sont des prérequis indispensables pour effectuer ensuite des moments de « purge » et donner l’opportunité de libérer la parole et les émotions. Nous créons la situation idoine, notamment via nos ateliers « Vide ton sac », qui permettra aux participants d’oser s’exprimer. Pour cela, nous écoutons, questionnons et valorisons la parole de l’autre. Le « vide ton sac » est un exercice subtil demandant empathie et reformulation. Nous restons vigilants à créer des groupes de discussion diversifiés, avec des profils ciblés et volontairement sans responsable hiérarchique, pour éviter l’autocensure.
Lors du diagnostic, cet effort d’immersion est fondamental pour recueillir les dysfonctionnements, comprendre les écueils et les réussites des projets passés et traduire ces éléments dans une cible stimulante et motivante.
Une fois la cible définie, vient alors l’heure de l’annonce. Mais pas n’importe comment !
Un discours honnête, clair et concret : le secret d’une communication pertinente et rassurante
Nous encourageons chaque responsable et manager à délivrer les messages eux-mêmes afin qu’ils soient totalement impliqués auprès de leurs équipes dans la transformation ; c’est leur responsabilité. Pour partager votre cible, quelques règles d’or à respecter :
- Veillez à l’unicité des messages diffusés pour avoir une communication uniforme auprès de tous les collaborateurs pour éviter les messages dissonants et les écarts de connaissance
- Délivrez les messages dans une temporalité adaptée au contexte pour être cohérent avec le parcours social (CSE, CSSCT, …), le calendrier des autres projets et les contraintes métiers (clôtures comptables, inventaires, saisonnalité, …)
- Adoptez un discours clair et concret, n’utilisez pas de termes trop techniques pour rendre l’information compréhensible par tous et éviter tous mots sujets à interprétation
- Soyez transparents dans la mesure du possible, ne cherchez pas à dissimuler des choses qui arriveront, soyez courageux
- Travaillez votre non-verbal afin d’être efficace au moment de la prise de parole, votre conviction doit s’exprimer et se sentir à l’oral. Vous devez croire en cette nouvelle organisation, votre discours doit rassurer le collectif
Pour autant, ce message seul ne suffit pas : il est d’autant plus efficace accompagné de pédagogie.
Renforcez votre pédagogie pour embarquer et mobiliser vos troupes
- Travaillez votre écoute active crée un climat de confiance : reformulez et répétez chaque message ; assurez l’ouverture pour que chacun exprime ses idées, ses motivations et ses craintes par rapport à la cible. Groupes de paroles, sessions d’expression, free zone, boîte à idées et sessions de questions/réponses sont autant de leviers mobilisables à cet effet
- Appuyez-vous sur les ressentis remontés des niveaux opérationnels : profitez des éléments mis en avant dans le portrait culturel et le diagnostic pour adapter et ajuster l’intensité de vos actions aux signaux faibles et aux alertes identifiées
- Donnez du sens et de la perspective, explicitez l’histoire, le « pourquoi » (les motivations) mais aussi le « pour quoi » (ce vers quoi on tend) du projet en précisant les impacts et opportunités. Rendez le changement palpable en utilisant le maquettage, les learning expéditions, ou les jeux sérieux
Concrètement, que faut-il retenir ?
Un engagement et des actions fortes et anticipées sur l’humain, l’individu et le collectif ont vocation à amortir l’impact de tout projet de transformation et à favoriser un retour sur investissement plus rapide.
L’humain représente un axe stratégique car les femmes et les hommes sont les premiers créateurs de valeur pour l’organisation avant la finance, les produits, les processus ou les clients. Mais ils peuvent être aussi les premiers contributeurs à l’échec des projets. Et comme une image vaut mieux que mille mots, nous vous proposons pour terminer une vision graphique de notre approche !
Pour ceux qui auraient manqué le premier épisode, vous pouvez le découvrir en cliquant ici !