Le challenge client
Dans le cadre de la réorganisation d’une entité financière au sein d’un grand groupe mutualiste français (regroupement de 2 directions), Advents a accompagné la Direction dans la réalisation d’un audit organisationnel auprès de tous les collaborateurs. Cet audit menait à la mise en place d’une nouvelle organisation de l’entité. Une fois cette nouvelle organisation établie, un projet d’efficacité opérationnelle profond, basé sur le diagnostic initial, a été lancé et a nécessité un deuxième accompagnement de l’ensemble des équipes autour de :
- L’Optimisation de certains processus et relations avec les autres directions
- L’Industrialisation d’activités
- L’Homogénéisation des pratiques au sein de la direction
- L’Absorbation de volume croissant
Concrètement, les besoins de la Direction étaient les suivants :
- Avoir une compréhension fine (Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ?) du fonctionnement des processus clés à la fois par les opérationnels mais aussi par le management
- Identifier les pistes d’optimisation forte sur le fonctionnement et les processus en identifiant les améliorations rapides (Quick-Wins) et les projets à plus ou moins grande échelle
- Se structurer vis-à-vis de certaines activités grandissantes
- Repositionner les collaborateurs sur des activités à plus forte valeur ajoutée grâce à l’optimisation des processus
La valeur ajoutée d’Advents
Au quotidien nous avons opté pour la proximité avec nos interlocuteurs par :
- Le partage et la contextualisation de notre démarche avec chaque manager en s’assurant de sa bonne communication auprès de leurs équipes.
- Le recueil des informations grâce à des ateliers de cadrage des périmètres, des macro-processus et irritants majeurs, des ateliers « in-vivo » réalisés avec et à côté des équipes, des entretiens individuels, des ateliers collaboratifs et participatifs via l’outil Klaxoon ou encore Mural.
- Tout au long du projet, nous avons travaillé de concert avec le cercle managérial en ayant une posture de facilitateur, des échanges réguliers et une communication adaptée et synchronisée au rythme de nos ateliers et découvertes.
- Durant toute la durée de la mission, nous avons misé sur la transparence en expliquant concrètement aux opérationnels et managers l’objectif de notre mission et les avons rassurés sur sa finalité (comprendre les travaux, les quantifier et les valoriser, faciliter la réalisation de certaines tâches…). Cette démarche a suscité l’intérêt, la curiosité et l’implication des collaborateurs qui ont perçus les travaux comme une opportunité d’amélioration continue plutôt qu’une contrainte.
Notre intervention fréquente sur des sujets organisationnels couplée à notre expertise sur les métiers comptabilité et finance nous ont permis de mener à bien cette mission grâce à :
- Une compréhension rapide des enjeux et problématiques spécifiques à chaque processus
- Une équipe d’Adventgers parlant « la même langue » que les opérationnels
- Enfin, par nos expériences et notre proximité client, nous avons pu lier une forte intimité client et une relation de confiance en mettant au service de ce client nos expertises et savoir-faire, et ce, depuis plusieurs années.
Les résultats obtenus
- Une prise de conscience permise grâce à une remontée des éléments significatifs à la Direction sur la base d’éléments factuels et suivant une méthodologie éprouvée : mise en évidence de certaines activités chronophages et à faible valeur ajoutée puis identification d’éléments cibles d’amélioration continue pour la feuille de route de l’année (tant sur les outils que sur les processus ou l’organisation).
- Une harmonisation et homogénéisation des processus majeurs pour l’entreprise avec une capitalisation sur l’ensemble des processus grâce à des livrables modélisés et découpés par activité. Les tâches réalisées sont identifiées et le périmètre d’intervention de l’ensemble des collaborateurs clarifié grâce à des rôles et responsabilités réajustés. Cette harmonisation a aussi développé une plus grande efficacité dans le traitement de l’information.
- Un plan de mise en œuvre opérationnel proposé au regard du coût, du délai et de la qualité pour chaque processus étudié. Nos recommandations approfondies et mesurables ont été expliquées et contextualisés pour faire sens auprès des managers qui devront les porter par la suite.
- Une prise en main responsabilisante de la déclinaison opérationnelle du plan d’actions opérationnel par le management permettant à Advents de rendre les clés de la structure.
En conclusion, la Direction a gagné en visibilité sur ses processus, sur la base d’éléments factuels, grâce à une prise de conscience objective et précise. Nous remarquons aussi que la démarche initiée a insufflé un processus d’amélioration continue, poussé par la Direction et portée, au-delà des processus étudiés, par l’ensemble des collaborateurs.