Inspiré d’un article paru dans la Harvard Business Review en décembre 2014 intitulé « Votre ressource la plus rare », Nicolas Gouzy, associé chez ADVENTS, nous présente dans cet article le gaspillage de temps qu’il constate au quotidien en mission.
Le constat : le temps est la ressource la plus précieuse des entreprises et pourtant plus personne ne la maîtrise ! En cause la réunionite aigue qui sévit un peu partout : réunions par habitude, réunions sans objectif clair, réunions où on n’est pas forcément pertinent, réunions qui occupent le temps, réunions de reporting de reporting …
A titre d’illustration, une étude réalisée auprès d’un grand acteur industriel américain, a permis de chiffrer l’effet ricochet d’une réunion hebdomadaire du COMEX en termes de consommation de temps pour les autres acteurs qui l’alimentent. Au total ce sont plus de 300 000 heures qui sont passées par toutes les strates de l’entreprise pour récolter la donnée, la préparer, l’affiner, ….
Cette gabegie de temps, nous la constatons au quotidien sur nos projets : c’est donc notre devoir de conseil que de faire réagir nos clients pour servir leurs intérêts et rendre leurs programmes de transformation vraiment efficients.
La solution ? Traiter le temps des collaborateurs avec la même rigueur que les finances de l’entreprise. A titre d’illustration, en raisonnant en financier, on se rend compte que 5mn de retard sur une réunion d’une heure représente une « perte » de 8%. Inacceptable pour un Directeur Financier, cela doit aussi de devenir pour un Directeur de projet.
Comment ? Nicolas nous explique comment concrètement éviter ce gaspillage en s’appuyant sur 3 leviers :
1) Rendre les réunions efficaces et productives
Ce qui signifie :
- Définir des ordres du jour aux objectifs clairs.
- Préparer ses réunions : chacun doit avoir le même niveau d’information en entrant en réunion
- N’inviter que les participants pertinents
- Démarrer à l’heure et ne pas hésiter à anticiper la fin quand tout est traité
- Envoyer un compte-rendu clair, synthétique mais complet et correctement diffusé
2) Redonner leur sens premier aux instances projet
On rappelle ici comment doivent être utilisées ces instances qui rythment les projets
- COPIL : Comité de Pilotage, mensuel ou à la demande, permet d’arbitrer et prioriser
- COPRO : Comité Projet, hebdomadaire, permet de piloter
- Point de coordination / synchronisation : quotidien, permet de coordonner les travaux
3) Échanger efficacement !
Nicolas rappelle que la communication projet ne peut se résumer à la tenue de réunions et l’envoi de mails. Rappel des outils et leur utilité en mode projet :
- Réunions de plusieurs personnes : comité ou ateliers de travail
- Bilatérale / Echange en face à face : trop souvent négligés, les points détaillés permettent d’analyser les problèmes et trouver des solutions rapidement
- Mails : doivent être réservés aux informations générales ou aux questions précises mais à réponse non immédiates
- Téléphone : ne l’oublions pas ! il permet d’éclaircir un point ou avoir une réponse immédiate à une question
- Les outils collaboratifs : « substitut du téléphone » qui permettent d’avoir de l’information en live sur des points précis
En synthèse pour gagner du temps, faites des réunions pertinentes, productives et correctement dimensionnées, organisez de vraies instances projet et multipliez les modes d’échanges pour en augmenter la pertinence !